Como definir premissas orçamentárias

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Ao iniciar seu Planejamento e Orçamento, toda empresa deve definir quais são as premissas que vão nortear o processo e que vão ser utilizadas pela organização como guia para as próximas etapas. As Premissas Orçamentárias são, portanto, a orientação básica para dar início ao processo de orçamentação, e por sua vez deverão estar em conformidade com cada um dos cenários eleitos pela área encarregada de trabalhar o orçamento, seja ela a área de Planejamento e Controladoria ou mesmo a alta direção da empresa.
O que sua empresa ganha definindo Premissas Orçamentárias?
• Comunicação mais efetiva dos parâmetros base que devem ser respeitados, reduzindo o número de revisões, ajustes e correções no Orçamento de cada departamento;
• Aumento do alinhamento entre a alta direção e gestores de departamentos;
• Visão mais holística dos macro e micro cenários em que a empresa está inserida;
• Melhor nível de previsibilidade dos resultados futuros;

O contabilista e autor da obra Contabilidade Gerencial, Júlio César Zanluca, dividiu os processos de planejamaneto e orçamento empresarial:

Previsão de vendas

Para previsão de vendas, se utilizará a contabilidade como indicativo:
1. Qual o nível histórico de vendas (valores nominais, em R$)?
2. Qual a sazonalidade do negócio?
3. Qual a representatividade dos novos negócios (ou produtos) já concretizados?
4. Etc.

Previsão de compras

Uma vez definido o nível de vendas orçado, estima-se o nível de compras necessário para a tal volume de negócios.

Nível de compras

Assim como as vendas, as compras sofrerão influências, tais como:
1. Nível de preços decorrentes dos ajustes de tabela dos fornecedores.
2. Variação de volume, em função de variação de volume de vendas físicas (unidades).
3. Variação de volume, em função de maior/menor estocagem.
Comecemos pelo ajustes de preços de compras.

Variação de preços nas compras

A inflação interna da empresa é diferente da inflação oficial (medida por índices como o IGP-M da Fundação Getúlio Vargas, INPC do IBGE, etc.).
Alguns preços podem ser indexados ao câmbio (dólar, euro), pois correspondem a produtos importados ou cotados em bolsa de mercadorias internacionais (como soja).
Outros preços são decorrentes de contratos com fornecedores, onde fixa-se periodicamente o reajuste de acordo com a inflação ou outro indicador.
Então, para se ter uma previsibilidade mínima do valor de compra dos estoques, temos que estimar a “inflação dos produtos” da empresa.

Variação de volume

O próximo passo é ajustar o volume (físico) de compras ao volume (físico) de vendas projetadas.
Deve-se levar em conta, neste cálculo, o lançamento de novos produtos. A engenharia de produção pode estimar, com base na planilha técnica dos produtos a serem lançados, quais as unidades de compras adicionais necessárias.

Custo dos produtos e mercadorias vendidas

Uma vez determinado o volume de compras, por dedução, se apurará o custo dos produtos e mercadorias vendidas.
A fórmula de apuração do CPV ou CMV é:
CPV ou CMV = Ei + C – Ef
Onde:
CPV = Custo dos Produtos Vendidos
CMV = Custo das Mercadorias Vendidas
Ei = Estoques Iniciais
C = Custo das Compras
Ef = Estoques Finais
Nota: nesta terminologia, CPV relaciona-se aos produtos fabricados (atividade industrial), e CMV ás mercadorias adquiridas para revenda (atividade comercial).

Custos e despesas operacionais

Na orçamentação de custos e despesas operacionais, os registros financeiros terá relevância, pois apresentará os valores históricos, relacionando o nível de operações com os correspondentes desembolsos, tais como: tributos sobre vendas, folha de pagamento, despesas gerais de produção, despesas administrativas e de vendas, despesas financeiras, etc.
Com base no valor acumulado anual de tais desembolsos, pode-se prever a dinâmica futura de tais gastos, incluindo:
1. Os efeitos da variação de preços sobre produtos e serviços consumidos na atividade operacional.
2. As eventuais variações físicas/quantitativas do consumo, relacionadas á expansão ou redução de negócios.
3. Subsídios para despesas novas que serão exigidas em função de novos produtos ou serviços a serem lançados.

Variação de preços

A tendência é que os preços, em mercado livre, tenham convergência para os principais índices de inflação. Assim, um orçamento com base histórica na contabilidade precisará estimar tais índices e aplicá-los sobre os valores nominais incorridos no exercício anterior.

Variações físicas/quantitativas

A abertura de uma filial, a expansão (ou redução) de negócios e linhas de produtos, a introdução de serviços ou modernização de atividades irão exigir que as projeções orçamentárias incluam tais aspectos em sua base.
Novamente, a contabilidade tem muito a contribuir com o gestor. Como exemplo, a abertura de uma filial de vendas.
Se a contabilidade é departamentalizada (registrando os centros de custos), poderá fornecer bases para se estimar os custos de uma nova filial, com base numa filial já instalada e operacional.

Despesas novas

Não somente a expansão dos negócios exigirá despesas novas.
Boa parte dos novos custos e despesas empresariais relacionam-se com obrigatoriedade de atendimento de legislação, reestruturação operacional, modernização ou outros itens que não implicam, necessariamente, em novos negócios (receitas).
Como exemplo, uma empresa que estará sujeita á regulamentação especial relativa á Vigilância Sanitária.
Se, no ano anterior, deixou de implementar os gastos necessários á adequação da legislação, precisa prever tais desembolsos no orçamento corrente.

Receitas e despesas financeiras

A grande dificuldade dos gestores de empresas é prever, com antecedência, quais os custos financeiros que serão incorridos nas atividades.
Para um cálculo mais exato do montante total de despesas financeiras (ou, contrariamente, se houver disponibilidades momentâneas de caixa, as respectivas receitas), deve-se projetar o fluxo de caixa, visando identificar necessidades de financiamentos e empréstimos de capital de giro e investimentos fixos (imobilizado).
A tais valores, acrescenta-se o resultado dos encargos já contratados.

 

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